Vrydag 17 Mei 2013

PENDIDIKAN (TENTANG KKPI)



MACAM – MACAM PROTOKOL
HTTP (HyperText Transfer Protocol) adalah protokol yang dipergunakan untuk mentransfer dokumen dalam World Wide Web (WWW). Protokol ini adalah protokol ringan, tidak berstatus dan generik yang dapat dipergunakan berbagai macam tipe dokumen.
Gopher adalah aplikasi yang dapat mencari maklumat yang ada di Internet, tetapi hanya “text base” saja, atau berdasarkan teks.Untuk mendapatkan maklumat melalui Gopher, kita harus menghubungkan diri dengan Gopher server yang ada di Internet. Gopher merupakan protocol yang sudah lama dan saat ini sudah mulai di tinggalkan karena penggunaannya tidak sesedeharna HTTP.
FTP (File Transfer Protocol) adalah sebuah protokol Internet yang berjalan di dalam lapisan aplikasi yang merupakan standar untuk pentransferan berkas (file) komputer antar mesin-mesin dalam sebuah internetwork. FTP merupakan salah satu protokol Internet yang paling awal dikembangkan, dan masih digunakan hingga saat ini untuk melakukan pengunduhan (download) dan penggugahan (upload) berkas-berkas komputer antara klien FTP dan server FTP. Pada umumnya browser-browser versi terbaru sudah mendukung FTP.
Mailto, Protokol mailto digunakan untuk mengirim email melalu jaringan internet. TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) merupakan standar komunikasi data yang digunakan oleh komunitas internet dalam proses tukar-menukar data dari satu komputer ke komputer lain di dalam jaringan Internet.

PROTOKOL KOMUNIKASI
Pada TCP/IP terdapat beberapa protokol sub yang menangani masalah komunikasi antar komputer. TCP/IP merngimplemenasikan arsitektur berlapis yang terdiri atas empat lapis, diantaranya adalah :
Protokol lapisan aplikasi : bertanggung jawab untuk menyediakan akses kepada aplikasi terhadap layanan jaringan TCP/IP. Protokol ini mencakup protokol Dynamic Host Configuration Protocol (DHCP), Domain Name System (DNS), Hypertext Transfer Protocol (HTTP), File Transfer Protocol (FTP), Telnet, Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), Simple Network Management Protocol (SNMP), dan masih banyak protokol lainnya. Dalam beberapa implementasi stack protokol, seperti halnya Microsoft TCP/IP, protokol-protokol lapisan aplikasi berinteraksi dengan menggunakan antarmuka Windows Sockets (Winsock) atau NetBIOS over TCP/IP (NetBT).
Protokol lapisan antar-host : berguna untuk membuat komunikasi menggunakan sesi koneksi yang bersifat connection-oriented atau broadcast yang bersifat connectionless. Protokol dalam lapisan ini adalah Transmission Control Protocol (TCP) dan User Datagram Protocol (UDP).
Protokol lapisan internetwork : bertanggung jawab untuk melakukan pemetaan (routing) dan enkapsulasi paket-paket data jaringan menjadi paket-paket IP. Protokol yang bekerja dalam lapisan ini adalah Internet Protocol (IP), Address Resolution Protocol (ARP), Internet Control Message Protocol (ICMP), dan Internet Group Management Protocol (IGMP).
Protokol lapisan antarmuka jaringan : bertanggung jawab untuk meletakkan frame-frame jaringan di atas media jaringan yang digunakan. TCP/IP dapat bekerja dengan banyak teknologi transport, mulai dari teknologi transport dalam LAN (seperti halnya Ethernet dan Token Ring), MAN dan WAN (seperti halnya dial-up modem yang berjalan di atas Public Switched Telephone Network (PSTN), Integrated Services Digital Network (ISDN), serta Asynchronous Transfer Mode.
MACAM – MACAM AKHIRAN (ORGANISASI) WEBSITE
NAMA KATEGORI:
.com (komersial/bisnis)
.edu (edukasi/pendidikan)
.gov (goverment/pemerintahan)
.net (networking/jaringan)
.mil (militer/keamanan)
.org (organisasi/komunitas)
.go (goverment/pemerintah)
.ac (akademis/pendidikan)
.co (comercial/bisnis)
MACAM – MACAM AKHIRAN (NEGARA) WEBSITE
KODE NEGARA:
.id (Indonesia)
.sg (Singapura)
.my (Malaysia)
.au (Australia)
.th (Thailand)
.ru (Rusia)
.uk (United Kingdom)
.us (United States)
dan masih banyak lagi...

Vrydag 10 Mei 2013

PENDIDIKAN

Etika Seorang Sekretaris Yang Baik.

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

1. Cara Berbusana
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya: a. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, makaseorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dancuaca.
d.Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dannylon.

Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jingga).

2. Cara berbicara,
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:
a. Jangan ceroboh
b. Jangan menyinggung perasan orang lain
c. Jangan memperbincangkan masalah pribadi
d. Jangan gemar memuji diri sendiri
e. Hindari gosip
f. Jangan memotong pembicaraan
g. Jangan membesarkan persoalan sepele.

3. Cara Mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),
kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

4. Cara Duduk
a. Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.
b. Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.
c. Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.d.Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki.e. Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.
5. Cara Berjalan
Cara Berjalan yang baik seorang sekretaris adalah :a. Jangan menyeret- nyeret sepatu.b. Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat- buat.c. Tunjukan ekspresi tanda percaya diri.d. Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu baru wanita,
sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria.
e. Tunjukan ekspresi tanda rasa percaya diri.

6. Cara Makan dan Minum
Cara makan :
a. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.
b. Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan
c. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.
d. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.
Cara Minum :
a. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru.
b. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.
c. Usahakan jangan sampai tumpah.
d. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking.
e. Tawari minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita.
f. Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.
7. Etika Melayani Tamu
Basa basi dengan tamu boleh saja tetapi jangan biarkan tamu berbicara tidak keruan. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng, kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah tetapi bijak.Bila tamu ingin bertemu dengan atasan tetapi atasan anda tidak ada ditempat sebaiknya tamu dipersilahkan untuk mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada atasan. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap atasan lalu sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.Jika atasan ada ditempat, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Lalu tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya, jika sudah maka anda bisa menginformasikan pada atasan anda. Berikan bacaan yang netral seperti surat kabar atau majalah sebagai teman pengusir sepi.Setelah itu hubungi atasan anda dan informasikan tamu yang datang, lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata atasan anda tidak bersedia menemuinya karena sesuatu hal maka anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Artinya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan atasan.
Tetapi jika atasan anda bersedia menemui atasan, antarkan tamu ke tempat dimana atasan anda ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan atasan. Karena sebagai tamu tentunya dia belum kenal dengan kantor anda kecuali dia memang sudah sering datang ke kantor anda.

PENDIDIKAN

PENGERTIAN DAN TUGAS SEORANG SEKRETARIS

A. Pengertian Sekretaris
ata sekretaris berasal dari bahas a Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.
M. Braum dan Ramon dari Potugal, mendefinisikan Sekretaris :
Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief
(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu)
H.W. Fowler dan F.G. Flower
secretary : a. person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and other confindential matters. b. official appointed by society or company or corporation and deal in the first intance with business.
Minister in Charge of Government Office Secretary of State United of America and Vatican.
(a. orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya b. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya c. menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)
Louis C. Nanasay and William Selden
secretary : An officie employee who has a more resonpsible position than stenographer and who duties usually include taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining or filing records, letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior executive.
(Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsipkan warakat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.
B. Jenis Sekretaris
Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1. Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.
2. Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.
Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :
1. Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja. Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.
2. Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.
C. Tugas Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :
1. Tugas–tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.
2. Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.
3. Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain.
  • Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
  • Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya
  • Bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya
  • Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
  • Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan
  • Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemua bisnis
  • Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4. Tugas Resepsionis, yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain :
  • Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon
  • Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
  • Mencatat janji-janji untuk pimpinan
  • Menyusun kerja sehari-hari pimpinan
5. Tugas Keuangan, yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain :
  • Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank
  • Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
  • Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.
6. Tugas Sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :
  • Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
  • Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan
  • Menyumbang untuk amal, bakti sosial
7. Tugas Insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :
  • Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
  • Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan
  • Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan
  • Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan
  • Membantu penerbitan intern organisasi
8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :
  • Waktu dan tempat harus dipastikan
  • Makan dan minum disediakan
  • Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis
  • Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain
  • Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan
  • Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis.
C. Rincian Tugas Sekretaris
Pada dasarnya tugas seorang sekretaris adalah :
1. Menyelenggarakan surat-menyurat (korespondensi) yaitu :
  • memproses surat masuk dan keluar
  • mengonsep surat
  • mengetik surat
  • mengklasifikasi surat
  • menggandakan warkat
  • mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
  • mengetik sheet untuk stensil, memfotocopy dan merekam
  • mengatur pengantar surat dan melayani pinjaman surat, arsip atau dokumen
2. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu diperlukan.
3. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya :
  • menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi
  • mencatat pesan-pesan tamu yang perlu disampaikan
  • menyelenggarakan kliping surat kabar, majalah dan buletin
4. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon
5. Mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan
6. Mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat
7. Mengatur jadwal/kegiatan pimpinan
8. Mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya
9. Mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi
10. Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat atau relasinya
11. Menyusun dan menyampaikan ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan berduka cita atau bentuk-bentuk lainnya kepada pejabat atau relasinya
12. Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penataran bagi para karyawan bila dipandang perlu demi kelancaran tugas.
13. Mengatur kas kecil, dan mengatur keluar-masuk rekening bank
14. Membuat laporan, menyusun data dan statistik
15. Menyusun pidato-pidato yang didiktekan oleh pimpinan
16. Mengikuti seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang kaitannya dengan perkembangan karier dan organisasi
17. Mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga, mencatat nama-nama dan alamat relasi/rekanan, serta keluarga pimpinan.
18. Mempergunakan berbagai mesin kantor seperti facsimile, komputer, scanner, mesin foto copy dsb.
19. Menyampaikan informasi kepada orang lain melalui presentasi
20. Berlaku sebagi Office Manager untuk pimpinan
sitifatima07.blogspot.com
Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:
1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat
4. Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.
(Waworuntu, 1995: 59-61)
Pekerjaan Sekretaris
Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris meliputi:
1. Pekerjaan keterampilan
a. Menerima dikte dengan stenografi atau merekam dengan tape recorder
b. Mengetik komputer dan mesin ketik manual atau elektrik
c. Mengerjakan pembukuan ringan
d. Menyimpan arsip-arsip untuk pimpinan
e. Membuat surat
f. Menerima tamu
g. Mengatur perjalanan, hotel, tiket pesawat, dan sebagainya
2. Pekerjaan keahlian
Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris yaitu:
a. Melaksanakan keputusan kebijaksanaan dalam memberikan tugas-tugas kepada pegawai-pegawai bawahannya
b. Sebagai penerjemah pimpinannya
c. Mengikuti jalannya seminar-seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang ada kepentingannya dengan jalannya organisasi
d. Mengolah data untuk penyusunan laporan
e. Mengatur rapat dan menulis notulen rapat
(Waworuntu, 1995: 62-63)
Walaupun sekretaris orang kedua dari perusahaan atau tangan kanan pimpinan, janganlah mengabaikan untuk tidak memberitahu apabila tidak masuk kerja, karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja ke arah satu tujuan dan pimpinan akan mencari seorang pengganti untuk sementara. Dengan memberitahukan sebelumnya tidak masuk kerja itu merupakan salah satu etiket sekretaris.